La cuenta que nadie hace
Una reunión no es gratis porque nadie pague una entrada para ir. Cada persona sentada en esa sala (o en esa videollamada) está cobrando, y durante esa hora no está atendiendo clientes, vendiendo ni sacando trabajo. La fórmula es tan simple que da un poco de vergüenza no haberla hecho antes:
Coste de la reunión = personas × horas × coste por hora de cada una
¿Y cuánto cuesta una hora de trabajo? Si no tienes el dato de tu empresa a mano, el INE da una buena referencia: en el segundo trimestre de 2026, el coste laboral medio por hora efectivamente trabajada en España fue de 26,18 €. Ojo, que es coste para la empresa, no sueldo: incluye cotizaciones y el resto de gastos de tener a alguien contratado.
Con ese dato, hagamos la cuenta de una reunión muy normal: la de los lunes, una hora, seis personas.
No decimos que esa reunión sobre. A lo mejor es la más rentable de la semana. Lo que decimos es que merece la misma pregunta que cualquier gasto de 7.000 €: ¿nos devuelve más de lo que cuesta?
Lo que pasó cuando Shopify le puso precio a sus reuniones
En enero de 2023, Shopify borró de golpe de los calendarios de su plantilla unas 12.000 reuniones: todas las recurrentes de más de tres personas. Calculaban ahorrarse así 322.000 horas en el año.
Después metieron una calculadora en el propio calendario: al convocar una reunión de tres o más personas, te enseña lo que cuesta. Según contó la empresa a Fortune, una reunión de media hora con tres empleados sale entre 700 y 1.600 dólares, y con un directivo delante pasa de 2.000.
El resultado más interesante no fue el ahorro, sino el cambio de costumbre: en los primeros cinco meses de 2023 el tiempo que cada persona pasaba en reuniones bajó un 14 % respecto al año anterior. Cuando el precio está a la vista, la gente se lo piensa dos veces antes de invitar a medio departamento «por si acaso».
No hace falta ser Shopify para copiar la idea. Basta con poner el coste en la convocatoria: «Reunión de seguimiento · 6 personas · 1 h · ≈ 157 €». Funciona mejor que cualquier norma.
El coste que no sale en la cuenta
La fórmula de arriba se queda corta, porque una reunión no solo se come su hora. También rompe las de alrededor. Si tienes una reunión a las 10:30 y otra a las 12:00, ese hueco de hora y media entre las dos rara vez se convierte en trabajo de fondo: se va en correos y mensajes.
Microsoft lo midió en su informe de junio de 2025 sobre la «jornada infinita», con datos de uso de sus propios programas:
- Durante el horario de trabajo, la persona media recibe una interrupción (un correo, un chat o una reunión) cada dos minutos: unas 275 al día.
- El 57 % de las reuniones son llamadas improvisadas, sin convocatoria en el calendario.
- Las reuniones después de las ocho de la tarde subieron un 16 % en un año.
Dicho de otra forma: el problema casi nunca es una reunión concreta, sino que el día entero se queda troceado en ratos de veinte minutos donde no cabe nada que exija pensar.
En 1955, el historiador británico Cyril Northcote Parkinson publicó en The Economist un artículo medio en broma que se hizo famoso por su primera frase: el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para hacerlo. Hoy se conoce como la ley de Parkinson, y las reuniones son su mejor ejemplo: si la convocas de una hora, durará una hora.
Seis reglas para recortar sin perder nada
1. Pon el precio en la convocatoria
Es la idea de Shopify sin programar nada. Personas, duración y coste aproximado en el propio título o en la descripción. Nadie te va a pedir que la canceles: se cancela sola cuando no se sostiene.
2. Sin orden del día, no hay reunión
Si quien convoca no es capaz de escribir en tres líneas qué hay que decidir, la reunión todavía no está lista. Y si no hay nada que decidir, probablemente sea un correo.
3. Quien no decide, recibe el resumen
Para cada persona invitada, pregúntate qué pasa si no viene. Si la respuesta es «nada, pero así se entera», no la invites: mándale el resumen de cinco líneas después. Le estás regalando una hora.
4. 25 minutos en lugar de 30, y 50 en lugar de 60
Por la ley de Parkinson, la reunión se adaptará sola. Y esos cinco o diez minutos de margen evitan que la gente llegue tarde y agobiada a la siguiente. Google Calendar y Outlook tienen una opción para que las reuniones se creen así por defecto.
5. Lo que se puede leer, que se mande por escrito
En las reuniones de dirección de Amazon no hay PowerPoint. Quien presenta escribe antes un documento de hasta seis páginas en prosa, y la reunión empieza con todos leyéndolo en silencio, como en una sala de estudio. Jeff Bezos lo contó en su carta a los accionistas de 2018.
No hace falta llegar a tanto, pero la lección vale para cualquier empresa: ponerse al día leyendo es mucho más rápido que ponerse al día escuchando. Deja las reuniones para lo que no se puede hacer por escrito: discutir y decidir.
6. Haz limpieza de recurrentes cada trimestre
Las reuniones recurrentes son como las suscripciones: se dan de alta con una buena razón y siguen cobrándose mucho después de que la razón haya desaparecido. Una vez al trimestre, repásalas todas.
El ejercicio de los 15 minutos
Abre tu calendario de la semana pasada y haz esta tabla con las reuniones que se repiten. Te va a llevar un cuarto de hora y es muy probable que encuentres varias horas a la semana.
| Reunión | Personas | Duración | Coste semanal | Decisión |
|---|---|---|---|---|
| Seguimiento de los lunes | 6 | 1 h | 157 € | Bajar a 50 min y 4 personas |
| Revisión de ventas | 4 | 1 h | 105 € | Pasar a informe escrito |
| Café con el equipo nuevo | 3 | 30 min | 39 € | Mantener |
Para cada una, solo hay cuatro decisiones posibles: mantener, acortar (menos tiempo o menos gente), pasar a escrito o eliminar. Si dudas, elimínala durante un mes. Si alguien la echa de menos, vuelve. Casi nunca vuelve.
Las reuniones que no hay que tocar
Recortar reuniones no es un fin en sí mismo, y hay algunas que, bien hechas, son de lo más rentable que tiene una empresa:
- Las conversaciones uno a uno con tu equipo. Es donde salen los problemas antes de que sean bajas o dimisiones.
- Las reuniones con clientes. Ahí está el dinero.
- Las que sirven para decidir algo difícil. Un debate cara a cara de media hora puede ahorrar cuarenta correos de ida y vuelta.
- Una reunión cuesta personas × horas × coste por hora. En España, la hora media cuesta unos 26 € a la empresa.
- Una reunión semanal de una hora con seis personas supera los 7.000 € al año.
- Poner el precio a la vista cambia la costumbre más que cualquier norma.
- Lo que se puede leer, por escrito. Las reuniones, para discutir y decidir.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calculo el coste por hora de mi propio equipo?
Suma lo que te cuesta cada persona al año (sueldo bruto más la Seguridad Social de la empresa) y divídelo entre las horas que trabaja de verdad en un año, que en una jornada completa suelen estar entre 1.700 y 1.800. Si no quieres hacer la cuenta, usa la media del INE como aproximación.
¿Las videollamadas cuestan menos que las reuniones en persona?
Se ahorra el desplazamiento, pero la hora de cada asistente cuesta lo mismo. Y como son más fáciles de convocar, suele haber más.
¿Cada cuánto conviene revisar las reuniones recurrentes?
Una vez al trimestre es suficiente para la mayoría de empresas. Apúntalo en el calendario como una reunión más… de quince minutos.
¿Cuántas horas se le van a tu negocio en esto?
Las reuniones son solo una parte. El diagnóstico gratis te dice en tres minutos cuántas horas al mes se te van en tareas que se repiten y cuál es tu punto más flojo.